0
Project Charter
Posted by jujur
on
9:57 AM
Daftar Isi
Daftar Isi
Project
Charter
TranSoft’s
Business Case
Project Charter
Judul
Proyek : TranSoft
Tanggal
Mulai Proyek : 10
Februari 2007
Tanggal
Akhir Proyek : 10 Mei 2007
Nomor Kontrak : ........
Informasi Anggaran :
Perusahaan 2ndKribo menganggarkan Rp
212.000.000,- untuk proyek ini. Biaya teralokasi untuk pekerjaan manajer proyek sekitar 10 jam per
minggu selama empat bulan, staf internal lainnya 5@10 jam per minggu selama
empat bulan, dan untuk instalasi
software di seluruh cabang perusahaan transportasi yang memberi proyek.
Manajer
Proyek : Achmad
Zaky Syaifudin
Tujuan
Proyek : Membuat aplikasi berbasis web
service untuk membantu mengelola pelayanan transaksi perusahaan transportasi
dengan metode baru (melalui web) dalam peningkatan pelayanan customer secara
lebih cepat dan efisien. Software ini akan mencakup beberapa fitur yang bisa
digunakan oleh user (calon customer perusahaan transportasi) antara lain :
reservasi penumpang, penitipan barang, penyewaan kendaraan yang semuanya dapat
dilakukan secara online. Juga tambahan fitur penjadwalan otomatis untuk
membantu customer melihat jadwal dan fitur “Lihat posisi Kendaraan” untuk
memudahkan customer maupun perusahaan dalam memantau posisi kendaraan. Beberapa
bagian web bebas diakses publik, sedangkan bagian lainnya hanya dapat diakses
oleh pegawai perusahaan yang berwenang.
Pendekatan:
·
Melakukan
pertemuan langsung dengan klien (pihak perusahaan transport) untuk mendapatkan
requirement-requirement yang dibutuhkan.
·
Melakukan
review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh dokumen
manajemen proyek
·
Melakukan
riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan mengelola input
dari user.
·
Mengembangkan
software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik dari user.
Peranan
dan Tanggung Jawab
|
Nama
|
Peranan
|
Posisi
|
Informasi
Kontak
|
|
Achmad
Zaky
|
Project
Manager
|
2ndKribo,
Project
Manager
|
|
|
Dadan
Ramdan Mangunpraja
|
Anggota
Tim
|
2ndKribo,
Software
Analyst
|
|
|
M.
Fajrin Rasyid
|
Anggota
tim
|
2ndKribo,
Software
Developer (progammer)
|
|
|
Nashirudin
Anwar
|
Anggota
Tim
|
2ndKribo,
Software
Developer (progammer)
|
|
|
Ardian
Franindo
|
Anggota
Tim
|
2ndKribo,
Software
Developer (progammer)
|
|
|
Fitrasani
|
Anggota
Tim
|
2ndKribo,
Software
Developer (progammer), dokumentator
|
|
|
Ridwan
|
User
|
Representatif
klien
|
|
|
Miridhani
R.
|
User
|
Representatif
klien
|
TranSoft’s Business Case
1. Introduction/Background
Tujuan
utama bisnis perusahaan-perusahaan transportasi yang ada saat ini yaitu untuk
memberikan layanan jasa transportasi dalam hal sewa kendaraan kepada konsumen
maupun pihak terkait yang ingin mengirimkan barang dan tentunya untuk
memperoleh keuntungan yang sebanyak-banyaknya atas jasa yang diberikan dengan
tetap memperhatikan efektifitas kerja. Untuk mencapai tujuan tersebut, pada umumnya
pemimpin perusahaan transportasi memutuskan untuk menggunakan teknologi
informasi yang berupa sistem aplikasi layanan transportasi agar dapat
memberikan kemudahan pengaksesan layanan jasa transportasi oleh konsumen.
Dengan demikian, perusahaan tersebut dapat memperoleh peningkatan jumlah dan
kepuasan konsumen serta meningkatkan daya saing perusahaan diantara perusahaan
transportasi lain.
2. Business Objective
Selama
ini kebanyakan perusahaan jasa transportasi kurang memiliki manajemen yang
baik. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan perusahaan jasa transportasi bisa
bekerja lebih efektif dengan peningkatan manajemen. Selain itu aksi-aksi yang
tadinya dilakukan secara manual bisa dilakukan secara otomatis oleh komputer.
Tidak hanya itu, perusahaan jasa transportasi selama ini juga kurang
memperhatikan segi pelayanan. Dengan aplikasi terkomputerisasi, mereka bisa
meningkatkan pelayanan baik kepada konsumen langsung atau kepada perusahaan
lain seperti jasa kurir. Selain itu, penggunaan teknologi informasi diharapkan
dapat meningkatkan efektifitas kerja pegawai sehingga dalam mengembangkan
bisnis, perusahaan tidak perlu menambah jumlah pegawai yang cukup besar.
3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement
Seperti
yang sudah dijelaskan di atas bahwa kebanyakan perusahaan jasa transportasi
tidak memiliki manajemen yang baik. Mereka masih menggunakan sistem pencatatan
manual sehingga sangat tidak efektif. Tidak hanya itu, sistem informasi
reservasi juga masih menggunakan cara-cara konvensional seperti menggunakan
radio/telepon. Ada
banyak masalah seperti di atas yang menjadikan banyak kesempatan untuk membuat
aplikasi terkomputerisasi. Sehingga diharapkan perusahaan jasa transportasi
yang menggunakan aplikasi ini bisa lebih efektif dengan manajemen yang terkomputerisasi.
4. Critical Assumption and Constraints
Sistem
aplikasi layanan transportasi harus dapat memberikan manfaat yang signifikan
bagi perusahaan dalam hal efektifitas bisnis dan konsumen dalam hal kemudahan
memperoleh akses reservasi jasa transportasi serta informasi tentang kendaraan
yang telah disewa. Konsumen dapat melakukan reservasi hanya dengan via sms
maupun online. Oleh karena itu, sistem harus mudah diakses oleh konsumen maupun
selalu sedia dalam menerima layanan sms dari klien. Sistem selalu bekerja
dengan baik tanpa adanya hambatan yang bersifat teknis maupun personal (human error). Pemimpin perusahaan harus
selalu sigap atas adanya permasalahan yang mengganggu kinerja sistem khususnya
yang berhubungan dengan layanan terhadap klien. Sistem harus dapat dijalankan
pada hardware dan software yang sudah ada, dan dapat meminimasi kebutuhan
dukungan teknis.
5. Analysis of Options and Recommendation
Terdapat
tiga opsi untuk oportuniti tersebut:
1.
Tidak
adanya layanan TranSoft tidak mempengaruhi dari bisnis perusahaan terkait,
2.
Penggunaan
perangkat lunak khusus diminimalisasi.
3.
Melakukan
perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan menggunakan perangkat
keras dan perangkat lunak yang telah ada.
6. Preliminary Project Requirements
Fitur
utama dari proyek TranSoft mencakup:
1.
Penggunaan
reservasi melalui SMS membutuhkan sebuah aplikasi dan perangkat khusus untuk
pengolahan data yang masuk lewat sms dari calon pelanggan dari layanan ini.
2.
Pada
fitur pemesanan kendaraan calon pelanggan harus mengetahui informasi-informasi
ketersediaan kendaraan yang ada beserta para pengendara yang disediakan oleh
perusahaan.
3.
Pada
fitur Delivery Express informasi mengenai jadwal keberangkatan menjadi lebih
diutamakan lagi karena adanya batasan-batasan khusus pada pengiriman barang,
seperti jadwal keberangkatan, jadwal kedatangan dan ketersediaan unit kendaraan
untuk menampung paket-paket yang akan dikirimkan.
4.
Adanya
fitur update posisi dari unit
kendaraan yang berjalan membutuhkan sebuah jalur informasi yang pasti dan
teratur. Oleh karena itu setiap kali unit kendaraan melewati pos-pos pengecekan
tertentu petugas pada pos tersebut harus segera memberitahukan status kendaraan
yang telah diperiksa ke pusat.
5.
Adanya
link-link yang terkait dengan proyek ini untuk membantu kemudahan pengguna
dalam mengakses.
6.
Tersedianya
layanan –layanan pembayaran yang digunakan pengguna apabila ingin melakukan
pemesanan. Pembayaran dapat dilakukan dengan kartu kredit atau melalui transfer
bank. Pembayaran dengan kartu kredit mengharuskan adanya kebutuhan autentikasi
dari kartu pengguna dengan menghubungkan secara langsung dengan pihak penyedia
layanan kredit.
7.
Keamanan
dari situs yang layak menjadi faktor penting dari pengaksesan layanan ini.
Selain itu harus diperhitungkan aplikasi yang dapat secara mudah dimengerti
oleh user dengan navigasi yang sederhana namun terstruktur.
8.
Tersedianya
customer Services yang dapat secara interaktif diakses oleh pengguna untuk
membantu apabila pengguna merasa kesulitan menggunakan layanan ini.
9.
Fitur
lain yang disarankan oleh pengguna.
7. Budget Estimate and Financial Analysis
Estimasi
biaya proyek sebesar Rp 212.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada waktu
yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan proyek
10 jam per minggu selama 4 bulan dengan bayaran Rp 200.000,-/jam (untuk project
manager) dan Rp 100.000,-/jam untuk 5 staf lainnya. Ã total 10 jam x 4 minggu x 4
bulan x (Rp 200.000,- + 5 x @Rp 100.000,-)
= Rp 112.000.000,-
Selain
itu saat software dibuat diperlukan biaya untuk menginstalasi software dan
pemasangan jaringan di seluruh cabang perusahaan (asumsi ada 20 cabang). Biaya
tersebut sebesar Rp 5.000.000,- di tiap cabang, total Rp 100.000.000,- untuk
seluruh cabang.
Setelah
proyek selesai, diperlukan adanya biaya untuk koneksi jaringan dan maintenance
tiap tahun sebesar Rp 72.000.000,-. Selain itu karena adanya fitur tambahan
pada aplikasi ini berupa pengecekan posisi kendaraan, maka diperlukan adanya
biaya untuk komunikasi sebesar Rp 30.000.000,- tiap tahunan. Total biaya
tahunannya sebesar Rp102.000.000,-.
Benefit
yang diperoleh perusahaan dengan menggunakan aplikasi ini berasal dari
berkurangnya tenaga operasional perusahaan untuk menangani reservasi. Jika
menggunakan cara konvensional (reservasi langsung), perusahaan membutuhkan
paling tidak 1 pegawai di tiap cabang untuk hal tersebut, sedangkan setelah
menggunakan aplikasi ini, perusahaan cukup menggunakan 2-3 orang yang mengelola
reservasi secara terpusat (cabang-cabang perusahaan tidak membutuhkannya),
sehingga perusahaan menghemat tenaga kerja sebanyak ± 17 orang. Total
penghematan tersebut (dalam bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya
adalah 17 orang @12 bulan x Rp 1.200.000,-/ bulan = Rp 244.800.000,-
Exhibit A memberikan ringkasan
biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan estimasi Net Present Value (NPV),
Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya payback. Juga terdapat daftar
asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial awal ini.. Estimasi
payback adalah dalam satu tahun, NPV bernilai Rp 156.424.000, dan Discounted ROI untuk
sistem dengan masa hidup tiga tahun adalah tepat 112 persen.
8. Schedule Estimate
User
menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu enam bulan, tapi terdapat beberapa
fleksibilitas dalam jadwal.
9. Potential Risks
Terdapat beberapa risiko pada
proyek ini. Risiko terbesar adalah kesalahan dalam memasukan data input oleh
pengguna untuk mengumpulkan informasi kedalam sistem ini dan pengguna terkadang
lupa untuk memasukan input tentang informasi terbaru, misalkan agen lupa
memasukan posisi kendaraan apabila telah melewati kantor agen tersebut. Risiko
terdapat pada sistem reservasi apabila terdapat pelanggan yang melakukan
tindakan iseng dengan memesan kendaraan secara masal yang akhirnya tidak jadi
membeli. Dengan adanya sistem reservasi melalui sms juga dapat menimbulkan
resiko kesalahan pengguna dalam mengetikan pemesanan dan adanya sistem baru ini
terdapar rasa ketidakpercayaan apakah pesanannya telah terkirin ke sistem.
Terdapat beberapa risiko teknis dalam memilih tipe software yang digunakan
untuk search pada sistem, pemeriksaan keamanan, proses pembayaran, dan
lain-lain. Risiko bisnis utama adalah apakah sistem ini merupakan sistem yang
tepat guna sehingga perusahaan tidak merasa rugi dalam menginvestasikan waktu dan
uang pada proyek dan dapat memperoleh manfaat yang diinginkan.
10. Exhibits
|
Tingkat Diskon
|
7%
|
|
|
|
|
|
Asumsi :
proyek
diselesaikan dalam 4 bulan
|
Tahun
|
||||
|
|
0
|
1
|
2
|
3
|
|
|
Cost
|
212000000
|
102000000
|
102000000
|
102000000
|
|
|
Discount factor
|
1
|
0.93
|
0.86
|
0.79
|
|
|
Discounted cost
|
212000000
|
94860000
|
87720000
|
80580000
|
475160000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Benefit
|
0
|
244800000
|
244800000
|
244800000
|
|
|
Discount factor
|
1
|
0.93
|
0.86
|
0.79
|
|
|
Discounted benefit
|
0
|
227664000
|
210528000
|
193392000
|
631584000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Discounted benefit-cost
|
-212000000
|
132804000
|
122808000
|
112812000
|
|
|
Accumulated benefit-cost
|
-212000000
|
-79196000
|
43612000
|
156424000
|
ßNPV
|
|
|
payback
tiap tahun
|
||||
|
Discounted life cycle ROI Ã
|
112%
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Asumsi-asumsi :
|
|
|
|
|
|
|
Cost tahun pertama :
|
|
|
|
|
|
|
Project manager :
160 jam x Rp 200.000,-/jam
|
32000000
|
|
|
|
|
|
Staf lain 5@160 jam x Rp 100.000,-
|
80000000
|
|
|
|
|
|
Biaya instalasi Software
|
100000000
|
|
|
|
|
|
Total Cost tahun pertama
|
212000000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cost tahunan setelah proyek selesai :
|
|
|
|
|
|
|
maintenance & biaya koneksi jaringan
|
72000000
|
|
|
|
|
|
biaya komunikasi
|
30000000
|
|
|
|
|
|
Total cost tahunan
|
102000000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Benefit :
|
|
|
|
|
|
|
Penghematan pegawai
|
17
|
|
|
|
|
|
Gaji 1 pegawai tiap bulan
|
1200000
|
|
|
|
|
|
Total penghematan pegawai tiap tahun
12 x 17 x Rp 1.200.000,-
|
244800000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
